Komunikasi dalam organisasi

A.     PENDAHULUAN

Jika kita berbicara mengenai komunikasi, maka terlintas di benak kita secara spontan bahwa manusia makhluk sosial, yang tentunya mau tidak mau harus melakukan komunikasi dengan manusia lainnya. Di era perkembangan zaman sekarang, komunikasi adalah salah satu hal yang penting seiring dengan adanya perkembangan teknologi. Saling berinteraksi untuk tujuan bersama dengan konsep pemahaman yang sama, maka didirikanlah sebuah organisasi. Setiap orang anggota maupun kelompok dalam organisasi tersebut saling berkomunikasi untuk tujuan yang sama. Gagasan atau ide yang muncul dikomunikasikan secara baik, meskipun terkadang terjadi kesalahpahaman dalam perbedaan pendapat. Namun itu merupakan suatu proses dari komunikasi yang berbeda.

Komunikasi dalam sebuah organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang dapat berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran bisa menambah wawsan seseorang dalam pekerjaan atau menghadapi kehidupan sehari-hari. Dengan komunikasi kita akan mengetahui kemauan seorang pimpinan, begitu juga sebaliknya. Maka untuk membina hubungan kerja antara pegawai dengan pimpinan atau sebaliknya maka diperlukan komunikasi lebih lanjut.

Dalam menyalurkan suatu ide, gagasan atau solusi dalam komunikasi harus adanya pengirim (sender) dan penerima pesan (receiver). Solusi yang di berikan perlu adanya penyaringan dan penyeleksian antara solusi yang dapat di terima dan  tidak.

B.      PENGETIAN ORGANISASI

Menurut para ahli pengertian organisasi adalah sebagai berikut:

1.       Organisasi adalah kelompok masyarakat kecil yang saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan (Purwanti: 20).

2.       Organisasi adalah sekelompok orang yang bekerjasama dan saling bergantung untuk mencapai beberapa tujuan (McShane dan Von Glinov : 5).

Adapun karakteristik/ciri-ciri organisasi adalah sbb:

1.       Adanya pembagian tugas dan tanggung jawab

2.       Adanya pusat kekuasaan

3.       Adanya substitusi sumber daya manusia

4.       Adanya ketergantungan antara anggota organisasi

5.       Adanya interaksi yang berulang-ulang

6.       Adanya koordinasi antar komponen

Komunikasi sebagai alat untuk mengelola organisasi tentunya mempunyai fungsi yang penting. Adapun fungsi organisasi dalam organisasi adalah:

1.       Komunikasi memungkinkan pertukaran informasi

2.       Komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi dengan anggota lainnya.

Suatu organisasi didirikan tentu mempunyao tujuan masing-masing. Adapun tujuan organisasi adalah:

1.       Organisasi isnis, tujuan utama adalah mencari keuntungan ekonomi

2.       Organisasi nirlaba atau nonlaba, organisasi yang bertujuan tidak pada laba

3.       Badan usaha milik negara (BUMN), seuatu perusahaan yang sebagian atau seluruh modalnya dimiliki oleh pemerintah

4.       Koperasi, organisasi ekonomi rakyat yang berwatak sosial

Seperti yang telah dipaparkan, kesimpulan yang dapat diambil adalah ada tipe bisnis yang betujuan untuk bisnis dan ada tipe bertujuan untuk sosial. Kita sering mendengar, mengatakatan sebuah kata yang berbunyi “bisnis” dan terkadang kita bingung apa yang dimaksud dengan bisnis. Bisnis adalah kegiatan sistem ekonomi yang diarahkan pada manajemen dan distribusi hasil industri dan jasa profesional yang mendatangkan laba.

C.      PENYALURAN IDE DALAM KOMUNIKASI

Menyalurkan ide melalui komunikasi dapat dilakukan secara lisan ataupun tulisan. Salah satunya adalah memberikan solusi yang tepat kepada orang lain yang membutuhkan untuk menyelesaikan masalahnya. Adapun tahapan menyalurkan ide dalam komunikasi adalah:

1.       Ide (gagasan), perumusan, Dalam perumusan ide seorang pengirim di sampaikan dalam kata-kata.

2.       Penyaluran (transmitting), Penyaluran bisa menggunkan lisan, tulisan, menggunakan simbol atau isyarat.

3.       Tindakan, Misalkan perintah-perintah dalam organisasi dilaksanakan.

4.       Pengertian, Dalam pengertian ini, kata-kata yang di sampaikan oleh pengirim menjadi ide bagi receiver.

5.       Penerimaan ini diterima oleh si penerima berita (penangkap berita).

D.     POLA KOMUNIKASI

1.      Saluran komunikasi formal

a.       Komunikasi dari atas kebawah (top-down/downward). Umumnya tekait dengan tanggung jawab dan wewenang seseorang dalam organisasi.

b.       Komunikasi dari bawah ke atas (button-up/upward). Partisipasi bawahan dalam proses pengambilan keputusan akan sangat membantu pencapaian tujuan organisasi.

c.       Komunikasi horizontal. Komunikasi yang terjadi antara bagan-bagian yang memiliki posisi sejajar/sederajat dalam suatu organisasi.

d.       Komunikasi diagonal. Melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda.

Hambatan komunikasi formal:

      Jika dilihat dari sudut pandang individual (perseorangan) akan membuat frustasi karena banyak jalur yang harus dilalui untuk berkomunikasi denga manajer puncak.

      Jika dipandang dari sudut pandang perusahaan kemungkinan timbulnya distorsi atau gangguan penyampaian informasi level yang lebih tinggi.

2.      Saluran informasin informal

Dalam jaringan komunikasi informal orang-orang yang berada dalam suatu organisasi jenjang hierarki, pangkat dan kedudukan /jabatan, dapat berkomunikasi secara leluasa.

E.      HAMBATAN-HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI

Komunikasi di dalam suatu organisasi merupakan salah satu aspek yang penting di dalam mendukung terjalinnya kerjasama yang baik dalam setiap bagian organisasi tersebut. Komunikasi yang berjalan secara baik, maka akan mendukung kemajuan di dalam organisasi tersebut. Namun sebaliknya, apabila komunikasi menjadi problem utama di dalam organisasi, maka komunikasi tersebut dapat menghambat tujuan, visi dan misi di dalam organisasi yang ada.

1.       Hambatan dari proses komunikasi

a.       Hambatan dari pengiriman pesan, misalnya pesan yang akan di sampaikan belum jela untuk dirinya atau pengurum pesan, hal ini dapat dopengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.

b.       Hambatan dalam penyandian/symbil yang disebabkan karena bahasa yang digunakan tidak jelas sehingga memilki arti lebih dari satu sehingga menimbulkan pengertian yang berbeda.

c.       Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi. Misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan dengan baik.

d.       Hambatan dalam bahasa sandi, hambatan yang terjadi dalam penafsiran sandi oleh penerima.

e.       Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima/mendengarkan pesan, sikap prasangkan tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.

f.        Hambatan dalam memberi umpan balik. Umpan balik yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas, dan sebagainya.

2.       Hambatan Fisik

Hambatan fisik dapat mengganggu komunukasi yang efektif, misalnya gangguan kesehatan.

3.       Hambatan Simantik

Kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima.

4.       Hambatan Psikologis

Hambatan psikologi dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi.

F.      KLASIFIKASI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Di bawah ini ada beberapa klasifikasi komunikasi dalam organisasi yang ditinjau dari beberapa segi.

1.      Dari segi sifatnya

a.       Komunikasi lisan, komunikasi yang berlangsung secara lisan/berbicara.

b.       Komunikasi tulisan, menggunakan tulisan.

c.       Komunikasi verbal, diungkapkan dalam kata-kata, secara lisan maupun tulisan.

d.       Komunikasi non verbal, komunikasi menggukan isyarat atau bahasa tubuh.

2.      Dari segi arahnya

a.       Komunikasi ke atas, komunikasi antara bawahan kepada atasannya.

b.       Komunikasi kebawah, dari atasan kepada bawahannya.

c.       Komunikasi horizontal, komunikasi sejajar misalnya antara pimpinan dengan pimpinan.

d.       Komunikasi satu arah, misalnya pemberitahuan yang tidak adanya timbal balik.

e.       Komunikasi dua arah, komunikas yang adanya timbal balik.

3.      Menurut lawannya

a.       Komunikasi satu lawan satu

b.       Komunikasi satu lawan banyak/ kelompok

c.       Komunikasi banyak lawan banyak

4.      Menurut keresmiannya

a.       Komunikasi formal

b.       Komunikasi non formal

Beberapa kegiatan organisasi yang berhubungan dengan pertukaran informasi adalah:

·         Menetapkan tujuan

·         Membuat dan melaksanakan keputusan

·         Mengukur prestasi kerja

·         Merekrut dan mengembangkan staf

·         Pelayanan pelanggan

·         Negosiasi dengan pemasok

·         Membuat produk

·         Berinteraksi dengan peraturan yang ada

Cara mengelola komunikasi agar berjalan dengan efektif, diantaranya melalui:

1.       Penangganan pesan-pesan rutin, dapat dilakukan dengan cara:

-          Mengurangi jumlah pesan

-          Intruksi yang jelas

-          Mendelegasikan tanggung jawab

-          Melatih petugas

2.       Penganngan krisis komunikasi

Keahlian dalam berkomunikasi akan sangat dibutuhkan pada saat organisasi dalam krisis komunikasi.