Pencapaian tujuan suatu organisasi memerlukan proses
komunikasi. Proses komunikasi memnugkinkan anggota organisasi bertukar
informasi dengan menggunakan suatu bahasa atau simbol-simbol yang biasa
digunakan. Di samping itu, melalui proses komunikasi tersebut akan diperoleh
suatu hasil yang sangat berarti.
Secara umum, komunikasi mempunyai dua fungsi penting dalam
organisasi: 1) komunikasi memnugkinkan orang-oranguntuk saling bertukar
informasi; 2) komunikasi membantu menghubung sekelompok anggota dalam organisasi
yang terpisah dari anggota lainnya. Pada umumnya, organisasi sangat bergantung
pada komunikasi untuk mencapai tujuannya. Sebuah hasil penelitian yang
dilakukan oleh Sproul menunjukkan bahwa, orang-orang dalam organisasi
menggunakan 69% dari hari-hari kerja mereka dengan menggunakan komunikasi
verbal, baik itu berbicara, mendengarkan, menulis ataupun membaca.
Namun, itu tidak berarti bahwa bentuk komunikasi yang lain,
yaitu komunikasi nonverbal, tidak penting bagi suatu organisasi. Berikut ini
adalah beberapa kegiatan organisasi yang berkaitan dengan pertukaran informasi.
A. Menetapkan Tujuan
Kebanyakan organisasi mempunyai berbagai macam tujuan, baik
yang bersifat formal maupun nonformal. Untuk menetapkan suatu tujuan, mereka
yang terlibat dalam organisasi baik staf manajemen puncak, manajemen menengah,
manajemen bawah, maupun karyawan, perlu melakukan berbagai pembahasan yang
serius dan cukup matang.
Tujuan organisasi dapat didefinisikan dalam arti keuangan
(finansial), mutu produk, penguasaan pasar, kepuasan karyawan atau memberikan
pelayanan bagi pelanggan. Dalam menetapkan berbagai macam tujuan organisasi
tersebut sangat diperlukan pertukaran informasi atau komunikasi antara
unit-unit yang ada dalam organisasi tersebut.
B. Membuat dan Melaksanakan Keputusan
Tujuan yang telah ditetapkan dalam suatu organisasi dapat
tercapai bila orang-orang dalam organisasi tersebut membuat berbagai keputusan
yang mendukung terlaksananya tujuan, serta mematuhi keputusan yang telah
disepakati. Untuk membuat keputusan-keputusan yang mendukung tujuan organisasi,
mereka harus mengumpulkan fakta-fakta agar dapat melakukan penilaian terhadap
berbagai pilihan atau alternative yang ada, dengan cara membaca, bertanya
kepada orang lain dan sebagainya. Bila telah diambil, suatu keputusan harus
dilaksanakan dan hal ini memerlukan lebih banyak komunikasi.
C. Mungukur Prestasi Kerja
Saat keputusan telah dilaksanakan, manajemen perlu melakukan
pengukuran untuk mengetahui apakah hasil yang diharapkan telah tercapai.
Pengukuran prestasi kerja mencakup beberapa faktor, antara lain: biaya,
penjualan, pangsa pasar, produktivitas, tingkat perputaran karyawan, dan
tingkat persediaan yang ada.
Pada perusahaan berskala besar, semua data tersebut diproses
dengan computer, dan hal ini dapat mempercepat perolehan hasil laporan. Pada
perusahaan berskala kecil, pengolahan data dilakukan secara manual, sehingga
waktu yang diperlukan lebih lama. Namun di sisi lain, data-data yang terdapat dalam perusahaan
besar bias jadi berkali lipat banyaknya daripada yang terdapat dalam perusahaan
kecil, dan hal ini dapat membuat waktu yang diperlukan untuk menganalisisnya
menjadi lebih lama.
Oleh karena itu, untuk mengukur prestasi kerja organisasi
secara menyeluruh sangat diperlukan terjalinnya komunikasi yang baik antar unit
yang ada dalam organisasi tersebut.
D. Merekrut dan Mengembangkan Staf
Jika ingin merekrut seseorang, suatu perusahaan harus
mengumumkan secara terbuka, meneliti resume dan melakukan wawancara dengan
pelamar sehingga dapat ditentukan orang yang benar-benar cocok untuk menduduki
jabatan yang tersedia. Selanjutnya, karyawan baru perlu diperkenalkan dengan
staf organisasi.
Sebagai orang baru dalam suatu organisasi, dia juga perlu
diberi umpan balik atas prestasi yang telah dia capai, baik dalam bentuk penghargaan,
pengakuan, maupun tanggung jawab yang lebih tinggi. Dalam kaitan ini,
komunikasi akan lebih banyak diperlukan dan menjadi penting artinya.
E. Pelayanan Pelanggan
Semua organisasi akan berhubungan dengan para customer atau
pelanggan (internal maupun eksternal) dengan menggunakan komunikasi, baik dalam
bentuk formal maupun nonformal. Harga yang tertera pada suatu produk, nama
kelompok produk yang tertulis dalam rak-rak, dan berbagai macam bentuk simbol
seperti dilarang merokok, arah panah dan sejenisnya juga merupakan bentuk
komunikasi yang mungkin digunakan oleh suatu organisasi dalam berhubungan
dengan pelanggan atau konsumennya.
Penggunaan nota penjualan, brosur, iklan, telepon bebas
pulsa, dan berbagai bentuk promosi lainnya adalah bentuk komunikasi yang
digunakan oleh organisasi sebagai sarana untuk merangsang keinginan para
pelanggan agar menggunakan produknya.
Dalam kaitannya dengan pelayanan pelanggan (customer
service), komunikasi juga mempunyai peranan penting misalnya pada bagian
pengecekan kredit, tagihan-tagihan, menjawab telepon dari konsumen, maupun
penanganan masalah-masalah yang berkaitan dengan pengaduan dari konsumen.
Kegiatan-kegiatan tersebut dengan sendirinya menggunakan banyak komunikasi.
F. Negosiasi dengan Pemasok
Untuk mendapatkan harga produk yang baik, manajemen dalam
suatu perusahaan perlu mengadakan negosiasi baik dengan pemasok maupun dengan
pemberi pinjaman. Setelah mendapatkan bantuan dana yang diperlukan, mereka
harus secara rutin memberikan laporan perkembangan perusahaannya kepada
pihak-pihak yang terkait.
Melakukan negosiasi dengan berbagai pihak dan menyampaikan
laporan perkembangan suatu perusahaan kepada pihak lain yang berkepentingan,
tentu saja memerlukan komunikasi yang dapat memuaskan kedua belah pihak yang sedang
bernegosiasi.
G. Memproduksi Produk
untuk menuangkan idea tau gagasan mengenai produk baru,
kemudian menempatkannya dalam proses produksi, sampai akhirnya menjadi suatu
produk yang siap dipasarkan, diperlukan komunikasi. Seorang perancang mendesain
rencana produk; pemasar melakukan penelitian pasar; dan manajer penjualan
melakukan kampanye penjualan. Kegiatan-kegiatan di atas memerlukan banyak
komunikasi, baik komunikasi antara manajer dengan karyawan, antara karyawan
yang satu dengan yang lain, atau antara bagian pemasaran dengan para pelanggan.
Dengan kata lain, proses produksi erat kaitannya dengan komunikasi.
H. Berinteraksi dengan Peraturan yang Ada
Komunikasi bukan saja terjadi dalam tubuh perusahaan, tetapi
juga antara perusahaan dengan pemerintah. Sebagai wakil masyarakat, pemerintah
sudah seharusnya melindungi kepentingan masyarakat.
Untuk itulah, pemerintah menyusun peraturan yang bertujuan
untuk member perlindungan bagi masyarakat luas dari tindakan sewenang-wenang
perusahaan, misalnya peraturan yang berkaitan dengan perlindungan keselamatan
kerja, jaminan hari tua, penentuan upah minimum regional (UMR), penentuan waktu
(lamanya) jam kerja, pencemaran lingkungan, dan penentuan lokasi usaha.
Kegiatan-kegiatan tersebut juga memerlukan komunikasi.
Cara
Mengelola Komunikasi
Ada dua hal yang perlu di kelola dalam
mengelola komunikasi, pertama: bagaimana
menangani pesan-pesan yang bersifat rutin; bagaimana menangani krisis
komunikasi. Penjelasan
dari
kedua hal tersebut disajikan berikut ini.
A.
Penanganan
Pesan-pesan Rutin
Dalam organisasi besar, pada umumnya
volume pesan-pesan (tertulis) lebih banyak dari pada dalam organisasi berskala
kecil, tetapi semua perusahaan memusatkan perhatiannya pada bagaimana
memaksimumkan manfaat (benefit) dari
kegiatan komunikasi dengan biaya (cost)
tertentu. Untuk dapat memaksimumkan dan meminimkan biaya tersebut, seseorang
manajer perlu memperhatikan berbagai hal berikan.
a.
Mengurangi
Jumlah Pesan
Arus
pesan dalam suatu organisasi yang di sampaikan secara lisan maupun tertuls
perlu dikelola dengan baik. Dalam hal ini, seorang manajer organisasi perlu
menentukan skala prioritas pesan. Untuk membuat satu halaman surat di perlukan
waktu dan sumber-sumber (uang/bahan, waktu, tenaga). Organisasi juga perlu
menghitung berapa rata-rata biaya yang perlukan untuk mencatat, mengetik,
mengedit, dan mengirimkan surat serta berapa lama sebuah surat bisnis dapat di
selesaikan. Oleh karena itu, jika suatu pesan perlu diberikan secara tertulis,
sepucuk surat merupakan investasi yang baik dan berharga. Namun, jika sebuah
surat hanya akan menambah beban informasi yang akan disampaikan, mungkin lebh
baik pesan disampaikan dengan cara lain, seperti lewat telepon atau tatap muka.
Dalam
suatu organisasi, mungkin terdapat jumlah memo yang berlebihan dan tidak
berguna, dan juga banyak pertemuan/rapat yang sia-sia, membuang waktu dengan
percuma, dan tiada hasil yang berarti. Jenis-jenis komunikasi tersebut perlu
dievaluasi dan memperoleh perhatian yang seksama. Berapa lama sebuah pesan seharusnya
diselesaikan? Dapatkah pesan cukup disampaikan lewat memo? Berapa banyak surat
yang seharusnya dibuat? Berapa banyak surat yang harus diarsipkan? Jawaban
terhadap pertanyaan-pertanyaan tersebut akan membantu organisasi dalam
menghemat waktu dan uang.
b.
Intruksi
yang Jelas
Kesalahan
yang menyebabkan macetnya komunikasi, mungkin dapat di bebankan kepada setiap orang yang ada dalam organisasi. Namun
dalam hal ini seorang manajer mempunyai tanggung jawab yang khusus untuk
membuat setiap orang dalam organisasi tahu apa yang harus dilakukan.
Orang-orang yang bertugas melakukan komunikasi (komunikator) sudah seharusnya memahami kebutuhan dan tujuan
organisasi secara keseluruhan, sehingga ia dapat menghindar dirinya dari
kesalahan member intruksi.
c.
Mendelegasikan
Tanggung Jawab
Dalam
suatu organisasi, tujuan organisasi secara keseluruhan dapat tercapai bila
manajer mempunyai kepercayaan bahwa orang lain dapat menyelesaikan pekerjaan
yang dibebankan kepada mereka. Hal ini penting karena seorang manajer harus
mendelegasikan beberapa pekerjaan komunikasi kepada orang lain. Seorang manajer
yang bersikeras untuk mengerjakan ulang setiap pesan dengan gayanya sendiri
tentu akan merepotkan semua pihak dalam suatu organisasi.
d.
Melatih
Petugas
Seseorang
yang memegang pensil tidak otomatis menjadi penulis yang baik; seseorang yang
memiliki suara yang menarik juga tidak otomatis dapat menjelaska sesuatu dengan
jelas kepada khalayak (audience).
Namun, penulis maupun pembicara yang tidak memiliki bakat alami dapat menjadi
penulis dan pembicara yang baik melalui latihan-latihan yang teratur dan
terencana dengan baik.
Oleh
karena itu, suatu organisasi dianjurkan untuk menyelenggarakan pelatihan
keterampilan berkomunikasi bagi orang-orang yang pekrjaan/tugasnya berhubungan
erat dengan masalah komunikasi. Pelatihan ini mencakup paling tidak preferensi
gaya organisasi dan falsafah-falsafah komunikasi. Komunikator juga perlu
meningkatkan dan mapu memperlancar kemampuan berbahasa dan keterampilan
presentasinya, sehingga komunikasi bias menjadi lebih baik dan lancar.
B.
Penanganan
Krisis Komunikasi
Mengelola arus pesan-pesan bisnis dari
hari kehari adalah hal yang biasa, tetapi tes dalam suatu organisasi. Mengapa
demikian? Semakin besar tantangan atau risiko yang harus dihadapi, semakin
tinggi tingkat kemampuan atau keterampilan yang dibutuhkan. Krisis komunikasi
ini merupakan suatu ajang ui coba keterampilan yang cukup menantang.
Berikut
ini adalah contoh beberapa kejadian yang menimpa perusahaan yang harus di
pahami secara seksama.
0 komentar:
Posting Komentar